Szczawno-Zdrój: Usługa wynajmu sal konferencyjnych wraz z obsługą techniczną i usługą cateringu w celu realizacji szkoleń w ramach projektu: SPINqbator Zdolnego Śląska Nr zamówienia publicznego: ZP/PN/SZP/12/2013.
Numer ogłoszenia: 133612 - 2013; data zamieszczenia: 05.04.2013
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia: obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy: zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES: Dolnośląska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. , ul. Szczawieńska 2, 58-310 Szczawno-Zdrój, woj. dolnośląskie, tel. 074 64 80 400, faks 074 64 80 417.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO: Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Usługa wynajmu sal konferencyjnych wraz z obsługą techniczną i usługą cateringu w celu realizacji szkoleń w ramach projektu: SPINqbator Zdolnego Śląska Nr zamówienia publicznego: ZP/PN/SZP/12/2013..

II.1.2) Rodzaj zamówienia: usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal konferencyjnych wraz z obsługą techniczną i usługą cateringu w celu realizacji szkoleń w ramach projektu: SPINqbator Zdolnego Śląska. Ilość wydarzeń w poszczególnych latach: A - 1 szkolenie (jednodniowe) po 10 osób w roku 2013 w okresie kwiecień 2013; B - 3 szkolenia (jednodniowe) w każdym szkoleniu po 20 osób (łącznie 60 osób) w roku 2013 w maju 2013; C - 2 szkolenia (jednodniowe) w każdym szkoleniu po 20 osób (łącznie 40 osób) I i IV kwartale w roku 2014; D - 1 szkolenie (1 dzień) po 20 osób w I kwartale roku 2015. Łącznie 7 szkoleń w latach 2013-2015. Liczba rzeczywistych uczestników szkoleń może odbiegać od liczb podanych przez zamawiającego w granicach do 30% In minus. Zamawiający poinformuje wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników i przekaże ramowy plan szkoleń nie później niż na 3 dni robocze przed dniem danego Szkolenia. Zakres zamówienia obejmuje: Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal konferencyjnych na terenie Dolnego Śląska (docelowe miasta to: Wrocław, Legnica, Jelenia Góra, Wałbrzych) na potrzeby 7 szkoleń wraz z obsługą techniczną i usługą cateringu. Poszczególne Szkolenia będą przeprowadzone w trakcie 1 dnia. Wykonawca jest zobowiązany do udostępnienia sal w godzinach: 08:00 - 18:00. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyżywienia dla uczestników szkoleń. Wymagania w zakresie obiektu w którym będą znajdywać się sale konferencyjne: - obiekt powinien zostać wybudowany lub wyremontowany nie wcześniej niż 10 lat przed dniem opublikowania niniejszego postępowania; - w przypadku hotelu jego standard powinien wynosić nie mniej niż 3 gwazdki; - w obiekcie świadczy się usługi konferencyjne; - zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników; osobne toalety dla mężczyzn i kobiet- znajdujące się w bezpośrednim sąsiedztwie Sali konferencyjnej; - możliwość wcześniejszego (najpóźniej w dniu poprzedzającym szkolenie) dostarczenia i przechowania materiałów konferencyjnych. Obiekt w którym odbywać się będzie szkolenie powinien znajdować się w bliskiej odległości od dworca PKP/PKS ( do 5 km) oraz posiadać dogodne połączenie komunikacji miejskiej. Wymagania w zakresie usługi cateringu- wyżywienia: W ramach świadczonej usługi cateringowej wykonawca zapewni, odpowiednio dla poszczególnych szkoleń: a)obiad -składający się z minimum 2 dań tj. zupy oraz dania głównego: podczas obiadu należy zapewnić również herbatę, kawę, wodę oraz soki; - obiad powinien być podany w pomieszczeniu odrębnym od Sali w której prowadzone jest szkolenie lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników Szkolenia; - obsługa cateringowa powinna obejmować również serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów- obrusy, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie); b)przerwy kawowe- serwis kawowy- dostępny dla uczestników szkoleń od momentu rozpoczęcia szkolenia przez cały czas trwania zajęć, jednak nie dłużej niż do godziny 17. - serwis powinien obejmować: kawę, herbatę, napoje gazowane - niegazowane, wodę i ciastka deserowe; - Serwis kawowy powinien być umiejscowiony w bezpośrednim sąsiedztwie lub w sali szkoleniowej. - Miejsce wydawania posiłków powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym prowadzone są szkolenia . Niedopuszczalne jest aby posiłki serwowano w tym samym pomieszczeniu, w którym będą odbywały się szkolenia. Nie dotyczy to serwisu kawowego. c)W zakresie wyżywienia wykonawca zobowiązany jest do: - terminowego przygotowania i podania posiłków, zgodnie z ramowym planem danego szkolenia; - zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków; - przygotowania posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego żywienia, urozmaiconych i pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia; - przedstawienia zamawiającemu do akceptacji menu nie później niż na 3 dni przed rozpoczęciem Szkolenia. Wymagania w zakresie sal konferencyjnych: Wykonawca powinien zapewnić: - salę dostosowaną do zgłoszonej liczby uczestników o powierzchni nie mniejszej niż 1,5 m2, przypadającej na uczestnika; - sala powinna być klimatyzowana z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego; - sala powinna spełniać warunki umożliwiające rejestrację audio- video przebiegu szkolenia; - miejsca siedzące dla uczestników Szkolenia w odpowiedniej ilości - ustawienia krzeseł teatralne z blatem lub nadstawką do robienia notatek; - stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla 5 osób, widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca Sali; - nagłośnienie: mikrofon stacjonarny przy stole prezydialnym, dwa mikrofony mobilne (bezprzewodowe), nagłośnienie zapewniające dobrą słyszalność w każdym punkcie Sali; - laptop (komputer)z oprogramowaniem umożliwiającym odczyt plików prezentacji, odczyt dokumentów oraz łączenie z siecią Internet i wyświetlanie stron www; - dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe); - projektor multimedialny kompatybilny z laptopem (komputerem) oraz ekran do wyświetlania obrazu z projektora (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca Sali); - tablicę sucho ścieralną typu flipchart, flamastry (3 kolory: czarny, czerwony, zielony) i gąbkę; - stół recepcyjny oraz krzesła przed salą umożliwiające prowadzenie rejestracji uczestników i rozmieszczenie materiałów dla uczestników; - bezpłatną szatnię. - Sale szkoleniowe powinny spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy w odniesieniu do liczby uczestników szkoleń oraz odpowiednio oznakowane. -zgodnie z wytycznymi zamawiającego Wymagania w zakresie obsługi technicznej: - Wykonawca zapewni co najmniej jedną osobę do obsługi technicznej w trakcie trwania Szkolenia, dostępną przynajmniej na 1 godzinę przed rozpoczęciem Szkolenia oraz w trakcie Szkolenia na wezwanie zamawiającego. - Montaż przekazanych przez zamawiającego banerów i roll- upów - najpóźniej na dzień przed rozpoczęciem Szkolenia; - wykonawca zapewni obsługę akustyczno- techniczną podczas Szkolenia. Uwaga: Liczba rzeczywistych uczestników szkolenia może odbiegać od liczb podanych przez zamawiającego w granicach do 30% In minus. Zamawiający poinformuje wykonawcę o ostatecznej liczbie uczestników i przekaże ramowy plan szkoleń nie później niż na 3 dni robocze przed dniem danego Szkolenia..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: nie.


II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA: Zakończenie: 31.03.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium: Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 300,00 zł (słownie: trzysta złotych). Wykonawca może wnieść wadium w jednej lub kilku formach przewidzianych w art. 45 ust. 6 ustawy, tj.: 1)pieniądzu, 2)poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, 3)gwarancjach bankowych, 4)gwarancjach ubezpieczeniowych, 5)poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6 b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000r., o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007r. Nr 42, poz. 275). Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium przed upływem terminu składania ofert. Wadium w pieniądzu należy wnieść przelewem na konto Zamawiającego: Bank DnB NORD Polska S.A. o Wałbrzych nr 33 1370 1079 0000 1701 4045 0600 W przypadku wadium wnoszonego w pieniądzu, jako termin wniesienia wadium przyjęty zostaje termin uznania kwoty na rachunku Zamawiającego. W przypadku składania wadium w innej niż pieniądz formie Zamawiający wymaga załączenia do oferty kserokopii potwierdzonego za zgodność z oryginałem dokumentu stanowiącego wadium przetargowe. Nie należy załączać oryginału dokumentu stanowiącego wadium przetargowe do oferty. Nie wniesienie wadium w terminie lub w sposób określony w SIWZ spowoduje wykluczenie Wykonawcy na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 2 ustawy. Elementy składowe gwarancji lub poręczenia: W przypadku składania przez Wykonawcę wadium w formie gwarancji, gwarancja musi być sporządzona zgodnie z obowiązującym prawem i powinna zawierać następujące elementy: a)Nazwę dającego zlecenie (Wykonawcy), beneficjenta gwarancji (Zamawiającego), gwaranta (banku lub instytucji ubezpieczeniowej udzielającej gwarancji) oraz wskazanie ich siedzib. b)Okres wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją. c)Kwotę gwarancji. d)Termin ważności gwarancji. e)Zobowiązanie gwaranta do: zapłacenia kwoty gwarancji na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego zawierające oświadczenie, iż Wykonawca, którego ofertę wybrano: - odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie, lub - nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, lub - zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. f)Zobowiązanie gwaranta do: zapłacenia kwoty gwarancji na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego zawierające oświadczenie, iż Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp lub pełnomocnictw, i nie udowodnił, iż wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie. g)Gwarancja winna być nieodwołalna i bezwarunkowa. h)Wszelkie spory dotyczące gwarancji podlegają rozstrzygnięciu zgodnie z prawem Rzeczypospolitej Polskiej i podlegają kompetencji sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego. i)Jednocześnie Zamawiający wymaga, aby okres ważności wniesionego wadium nie był krótszy niż okres związania ofertą. Postanowienia wskazane powyżej stosuje się odpowiednio do poręczeń.

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej


III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY, USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

W przypadku ofert składanych przez Wykonawców występujących wspólnie - pełnomocnictwo dla reprezentanta z określeniem zakresu pełnomocnictwa oraz oświadczenia każdego ze wspólników, że spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w art. 22 ust.1 p. 1-4 i nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy Prawo Zamówień Publicznych - jeżeli taka sytuacja występuje.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia: przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert: najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje następujące możliwe zmiany umowy: a)skrócenie terminu realizacji umowy (w takim przypadku rozliczenie wynagrodzenia będzie uzależnione od cen jednostkowych zawartych w ofercie Wykonawcy), b)wydłużenie terminu realizacji umowy w następujących przypadku: opóźnień i przerw w realizacji zamówienia wynikających z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego oraz opóźnień, utrudnień lub przeszkód spowodowanych różnymi zdarzeniami losowymi w tym siły wyższej, których zaistnienie nie można przypisać Wykonawcy(w takim przypadku rozliczenie wynagrodzenia będzie uzależnione od cen jednostkowych zawartych w ofercie Wykonawcy),. c)skrócenie terminu realizacji umowy przypadku wyczerpania puli środków finansowych przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia lub w przypadku braku zapotrzebowania ze strony Zamawiającego w trakcie trwania przedmiotowej umowy na dalsze zamieszczanie artykułów prasowych bez prawa Wykonawcy do dochodzenia roszczeń z tym faktem związanych (w takim przypadku rozliczenie wynagrodzenia będzie uzależnione od cen jednostkowych zawartych w ofercie Wykonawcy), d)w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy, e)konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy zamawiającym a inną niż Wykonawca Stroną, f)nastąpi konieczność zmiany terminów określonych w SIWZ i jej załącznikach, spowodowana obiektywnymi czynnikami uniemożliwiającymi ich dotrzymanie oraz wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, g)nastąpi konieczność wprowadzenia zmian sposobu i zakresu realizacji zamówienia w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia tej zmiany była spowodowana obiektywnymi czynnikami uniemożliwiającymi realizację umowy zgodnie z pierwotną wersją, h)w przypadku zmiany stawki podatku VAT, wynagrodzenie brutto Wykonawcy pozostanie na dotychczasowym poziomie, zaś zmianie ulegnie jedynie proporcja pomiędzy wartością netto a wartością brutto umowy, i)w sytuacjach wyjątkowych, w szczególności takich jak w pkt: e), f), g) powyżej lub w sytuacjach, których Strony nie mogły przewidzieć w chwili zawierania umowy przy dochowaniu należytej staranności dopuszcza się zmianę/wymianę obiektu w którym będzie świadczona usługa, tj obiektu/ obektów wskazanych przez Wykonawcę w ofercie przetargowej. Warunkiem takiej zmiany będzie jednakże każdorazowo zgoda Zamawiającego wyrażona na piśmie. Wniosek Wykonawcy o wyrażenie zgody w tym zakresie powinien zostać doręczony w sposób pisemny niezwłocznie po wystąpieniu sytuacji powodującej taką konieczność oraz powinien posiadać uzasadnienie oraz propozycję nowego obiektu o warunkach nie gorszych niż obiekt wymieniany.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1) Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia: www.bip.darr.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem: Dolnośląska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A., ul. Szczawieńska 2, 58-310 Szczawno- Zdrój (sekretariat II piętro)..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 12.04.2013 godzina 12:00, miejsce: Dolnośląska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A., ul. Szczawieńska 2, 58-310 Szczawno- Zdrój (sekretariat II piętro)..

IV.4.5) Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej: Zamówienie będzie realizowane w ramach Projektu pn. SPINqbator ZDolnego Śląska współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia: nie